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Adobe eSign 電子化文件簽核，省去紙本簽名的複雜流程，也更加節能減碳

我相信多少有人在規模比較大的公司上班，公司越大有很多流程就會很複雜，記得我以前在上班的時候，我總覺得我有一半以上的時間都在處理流程的雜事居多，會覺得非常的沒有效率，更有許多紙本簽核的文件在跑，都已經什麼時代了？不是都該走電子化的流程了嗎？其實電子化一直都是各種作業流程的目標，不過有些文件的簽核還是需要紙本，特別是法務需要留依據的檔案資料，這一段很多公司就無法自己完成，這時候不妨參考 Adobe eSign 的服務，可以完全將紙本走入電子化流程，包含簽核順序、簽核追蹤與親筆簽名等等，本篇文章就來帶大家簡易的實作 Adobe eSign Service，也會告知大家非常實用的填表工具 Adobe Fill & Sign。

Adobe eSign Service：https://acrobat.adobe.com/hk/zh-Hant/documents/features/track-manage-documents.html

目前 Adobe eSign 項服務不是完全免費的，不過可以免費試用 30 天，我覺得若你是負責中小型公司的這些文件流程，不妨可以參考這樣的服務方案，因為我覺得這對大公司來說要改變可能比較複雜，因為可能已經存在太多電子化的系統，而且彼此串聯的關係已經穩定，並非就不能採用 eSign 的服務，只是可能改變的架構過於龐大，所有人員也要重新教育訓練。所以我覺得中小型的公司可以優先採用，我覺得或許變動較少，也能較快融入公司的運作當中。

△ 登入服務之後，就從傳送以供簽屬開始吧！也就是建立一個文件，然後開始規劃簽核的流程。

△ 從面板上可以看到所有作業的狀態，不過我因為只是稍微測試一下，所以面板暫時都空空的啦！要建立簽核文件從「傳送」開始。

△ 要簽核的人都必須要有使用 eSign 服務的帳號嗎？其實不用唷！這點是非常方便的地方，等於說簽核的流程是可以跨公司的，有時候跟不同的廠商合作，以前礙於簽核流程太複雜，可能會省去廠商簽核這一塊，現在就可以把廠商簽核加入，而且不用特別去設定廠商帳號之類的，只要輸入 E-Mail 就可以了！一份文件的簽核可能會需要經過多人之手，所以可以建立許多個收件者，讓簽核流程順著順序跑，不過若是多人聯署的文件，也可以讓順序隨意皆可。接著輸入合約的名稱，以及上傳要簽核的文件，其實這份文件可以是以前的紙本文件檔案，坦白說轉移過程真的很簡單。最後勾選右下方的預覽與定位設定，接續著下一步。

△ 接著選取不同簽核者的身分，規劃他們的簽核欄位，上方有多種範例可以使用，規劃欄位使用拖曳的方式就可以了，甚至有夾帶附件的選擇，夾帶檔案也會跟著文件在一起，之後一併歸檔，真的非常非常的實用。

△ 不同簽核者要簽屬的欄位不同，就依序切換參與者的身分，然後規劃簽署欄位即可，我也是第一次使用就上手，完成之後點選右上角的傳送。

△ 一份需要簽核文件就這樣完成了，超簡單！

△ 第一位使用者會在信箱收到一封信，開啟信件內的連結就對了！

△ 開啟的連結會是網頁形式，所以不管電腦、行動裝置都可以使用，不受平台的限制。開啟的文件中會自動標示要簽核的地方，像這份文件需要簽名以及上傳附件。

△ 簽名不用再拿起筆，電腦就用滑鼠，行動裝置就在螢幕上書寫，雖然筆跡可能沒有實際拿筆那麼漂亮，但是無所謂啦！重點是電子化的紙本流程就是比較方便。

△ 簽名與上傳附件都經完成，這時候從右下角送出簽署。

△ 簽署完成的通知頁面，剛剛所簽署的文件也可以下載副本自己存檔。

△ 文件擁有者可以追蹤文件的狀態，包含是否開啟了文件、文件是否簽核完成了，所有的時間點都會被記錄。

△ 文件依序到第二位簽核者，打開後一樣會有標示要簽署的欄位。

△ 輸入完成後送出簽署，使用上一樣的簡單。

△ 基本上管理找除了可以從 eSign 的平台服務得知簽核狀態之外，所有過程也會以郵件通知，若是簽核者很多的話，每天收信就飽了！哈哈哈哈！基本在公司作業本來就是每天不停的收信，自己歸納整理信件吧！

△ 最後的簽核回到我自己的手中，最後畫押準備來歸檔吧！

△ 自己的簽名檔就帥氣許多！這是一定要的啊！完成之後一樣點選右下角簽署完成。

△ 最後的簽核後就會歸檔囉！文建會存放在 Adobe Document Cloud 之中，簽核任務完成！eSign 的服務大致流程就是如此。

△ 接著與大家分享的 Fill & Sign 也是類似簽核的功能，也可以說是快速填寫表單的工具，除了有網頁版之外，也有手機平板 APP 可以使用。

Adobe Fill & Sign：iOS 下載安裝
Adobe Fill & Sign：Android 下載安裝

在我的現實生活中，常常會收到許多的文件要填寫，我總是要從電腦下載檔案，然後列印出來，填寫完成之後再掃瞄成圖檔，有些可以接受電子檔回傳，有些還要自己去郵局寄掛號，這是多麼的不方便啊！而且所有的文件並沒有存檔，未來要翻也沒有任何依據，或許未來我就該採用 Fill & Sign 的服務，不但可以更方便我的流程，重點是還可以存檔紀錄，非常的美好。

△ 打開文件後在右側欄有許多常用的資訊，包含常常填寫的姓名、住址、電話等等，這裡大家可以預先填寫。

△ 最簡單的填表方式就是手動輸入，不過這樣實在太浪費了 Fill & Sign 的功能，那怎樣做才方便呢？

△ 從右側的常輸入表單直接拖曳到文件當中即可，超級省時省力！原本需要花五分鐘填寫完的資訊，現在搞不好一分鐘就可以搞定。

△ 方便的打勾勾功能，就算是選填的表單也很容易可以做標記。

△ 許多資訊可以用一般的文字來輸入，不過簽名欄位很重要，總不能用新細明體就來乎巄吧！！！當然要有實筆的簽名才真實。

△ 預設的文字模式有多種筆書字型可以選擇，或是自己手寫也可以，甚至加入已經既有的簽名圖案，當可以成為簽名的標記，方便之後直接取用來簽名。

△ 完成之後存檔就搞定，若只需要 E-mail 回傳就超方便，若是要自己郵寄的也方便直接列印，的確省下非常多的時間唷！

本篇文章與大家介紹了 eSign 的服務與 Fill & Sign 的方便填表功能，多少對大家有一定有幫助，有需要的人現在就可以使用囉！